Все мы знаем это чувство. Потратив время на работу над задачей, а затем обнаружив коллегу, вы выполнили ту же работу. Или вкладывать часы в проект только для того, чтобы ваша работа отошла на второй план. Это убивает моральный дух сотрудников и снижает производительность всей организации.ОБ АВТОРЕ

Саймон О’Кейн, глава EMEA Asana .

По мере приближения годичной годовщины первого карантина в Великобритании ограничения переноса традиционных офисных практик на удаленную рабочую среду становятся как никогда очевидными.

В 2020 году средний британский работник умственного труда потратил 227 часов на задачи, которые уже были выполнены или считались пустой тратой времени. Согласно новому отчету Asana «Анатомия труда», это почти целый месяц работы на одного сотрудника.

Если перевести это на потерю производительности, предприятия могут ежегодно выбрасывать миллионы фунтов стерлингов. Организации не могут себе этого позволить, особенно с учетом экономических последствий Covid-19 и Brexit, которые будут отражаться в течение многих лет.

Бизнес-лидеры должны мыслить иначе, если они хотят повысить устойчивость в предстоящем году. И он начинается с распознавания основных проблем, с которыми сотрудники сталкиваются на распределенном рабочем месте.

Начните экономить часы за счет объединения приложений

Дублированная работа не ограничивается только удаленной рабочей средой. Региональные офисы и отдельные департаменты исторически работали изолированно. Но сегодня это гораздо неприятнее, учитывая обилие приложений, имеющихся в нашем распоряжении.

Несмотря на титанические усилия компаний по внедрению стратегий цифровой трансформации, позволяющих командам работать дома в условиях изоляции, мы перегружены приложениями. Фактически, работники в Великобритании используют в среднем 10 приложений и переключаются между ними 26 раз в день, просто чтобы выполнить свою работу, создавая больше путаницы, чем ясности.

Эта путаница также подпитывается тем, что компании внедряют новые инструменты без замены устаревших методов работы. Несмотря на то, что возможностей для совместной работы стало больше, чем когда-либо, команды по-прежнему полагаются на электронную почту и проводят ненужные встречи для управления работой. Неудивительно, что работа проваливается, а каждую неделю пропускается каждый четвертый срок.

Если компании хотят восполнить эти пробелы в виртуальном офисе, их командам нужна ясность, и она нужна им сейчас.

Синдром самозванца нарастает

В прошлом году более двух третей (69%) рабочей силы Великобритании испытали синдром самозванца (чувство неуверенности в своих достижениях). Среди новых сотрудников, особенно нуждающихся в поддержке, этот показатель достигает 84%.

Правильная настройка инфраструктуры виртуального офиса играет большую роль в смягчении причин синдрома самозванца.

Если работники не видят, как их работа способствует развитию бизнеса, они не могут гордиться достижениями или быть уверенными в своем успехе. А без естественного потока поддержки и благодарностей, которые исходят от совместного использования офиса, сотрудникам нужны новые способы связи и взаимодействия друг с другом.

Как бизнесу снова стать сильнее?

Нет серебряной пули, чтобы справиться с потерей времени или падением уверенности на работе. У этих проблем сложные корни, и каждому бизнесу нужен уникальный подход для их решения.

Сейчас, более чем когда-либо, лидеры должны сосредоточиться на трех компонентах: содержание, общение и координация.

Компании вложили значительные средства в первые два. Системы контента, такие как облачное хранилище и совместное использование файлов , а также инструменты связи, такие как приложения для видеоконференций , быстро стали основными компонентами технического пакета для рабочего места. Однако без эффективной координации потенциал этих инструментов ограничен. Вот почему британские работники по-прежнему теряют 157 часов каждый год на ненужные встречи, поскольку им сложно понять, кто и когда что делает.

Координация означает вооружение сотрудников единой платформой для просмотра, отслеживания и обмена информацией о ходе выполнения своих обязанностей. Отказавшись от электронной почты и электронных таблиц – артефактов старого способа работы, которые создают разрозненные хранилища знаний, – предприятия могут развернуть управление работой, чтобы улучшить координацию. Благодаря интеграции платформы управления работой делают существующие решения для контента и коммуникации более эффективными.

Специальная платформа для управления работой дает всем ясность в отношении миссии компании, ее целей, проектов и рабочих процессов. Это вселяет уверенность в том, что индивидуальные обязанности поднимаются по лестнице к более крупным бизнес-целям, и сокращает время, теряемое на уже выполненную работу.

Предоставляя командам инструменты нового виртуального офиса, руководители могут активно управлять ресурсами – например, снимать нагрузку с тех, кто выполняет обязанности по уходу, – а у новых сотрудников есть единый центр для получения всей необходимой информации о проектах и ​​о том, где они работа подходит.

Нет сомнений в том, что отдельные лица, команды и организации хотят восстановиться после трудного года. Пришло время бизнес-лидерам взять на себя инициативу по переосмыслению того, как команды эффективно координируют работу, и платформ, которые позволят им это делать.